会社で毎日パソコンを使っているのに、パソコンが得意な人と苦手な人がいる。
私の会社でも、仕事でパソコンを触る機会は非常に多く、一日中パソコンに向かっていることも珍しくありません。
それだけ長時間パソコンを使っているのであれば、誰でもある程度のパソコンスキルが身につきそうなものです。
しかし、実際にはそうではありません。
タイピングが速い人もいれば、人差し指を中心にキーボードを操作している人もいます。
ショートカットキーを当たり前のように使う人もいれば、すべてマウスで操作する人もいます。
同じ会社で同じようにパソコンを使っているのに、操作能力には大きな差があります。
私は、この違いには仕事以外でもパソコンに興味を持っているかどうかが関係していると思っています。
そして、個人のパソコンスキルを高めることこそ、最も身近な業務改善ではないかと考えています。
サラリーマンのパソコンスキルに差が生まれる理由
パソコンを毎日使っているからといって、パソコンが得意になるとは限りません。
大きな違いは、今の操作方法を改善しようとする意識があるかどうかです。
例えば、Excelで毎日同じ作業をしている人がいたとします。
毎回同じようにコピーして貼り付け、マウスでセルを選択して作業を進める。
その方法で仕事が終わるのであれば、特に困ることはありません。
しかし、別の人は考えます。
もっと簡単にできないだろうか。
関数を使えば早くならないだろうか。
ショートカットキーで操作を減らせないだろうか。
このような小さな疑問を持つかどうかで、数年後のパソコンスキルには大きな差が生まれると思います。
同じ仕事を10年間続けていても、10年間同じ操作を繰り返している人と、少しずつ改善してきた人では、身についている能力が違います。
パソコンを使った時間よりも、パソコンの使い方を考えた時間が重要なのかもしれません。
仕事以外でもパソコンを触る人は何が違うのか
私自身、仕事以外でもパソコンを使っています。
家でパソコンの便利な使い方を調べたり、知らない機能を試したりしています。
仕事で使うから仕方なくパソコンを触っているわけではありません。
パソコンを使って何かをすること自体に興味があります。
もちろん、仕事以外でパソコンを使わない人が悪いというわけではありません。
仕事が終われば家族との時間もありますし、趣味もあります。
ただ、仕事以外でもパソコンを触っている人は、自然と新しい操作方法や便利な機能に触れる機会が増えます。
仕事では使わないソフトを試したり、操作方法を調べたり、失敗しながら覚えたりする。
このような経験が積み重なることで、仕事でも応用できる能力が身についていくのだと思います。
特に大きいのは、わからないことを自分で調べて解決する経験です。
パソコンが得意な人は、最初から何でも知っているわけではありません。
知らないことが出てきたときに、調べて試して解決することに慣れているのです。
サラリーマンはタイピングを改善するだけでも仕事が速くなる
私がパソコンスキルの中でも重要だと思っているのが、タイピングです。
最近では音声入力や生成AIを利用した文章作成も普及してきました。
しかし、会社の事務所で全員が音声入力を始めたら、私は少し違和感を覚えると思います。
周囲への配慮や情報の機密性などを考えると、音声入力が適していない場面もあります。
やはり、キーボードで文字を入力する能力は、まだまだ必要だと感じています。
例えば、人差し指だけで文字を入力している人が、キーボードを見ずに入力できるタッチタイピングを習得したらどうでしょうか。
入力速度が上がるだけでなく、画面を見ながら文章を考えたり、入力ミスに気づいたりしやすくなります。
メール、報告書、議事録、資料作成など、さまざまな仕事に効果があります。
一回の作業では数秒程度の違いかもしれません。
しかし、その数秒が毎日何十回も積み重なれば、年間では大きな時間になります。
しかも、一度習得したタイピング能力は、会社が変わっても使えるものです。
私が仕事以外の時間にタイピングを練習した経験
私も大学生くらいまでは、キーボードを見ずに文字を入力することができませんでした。
当時は、タイピングが速い人を見ると、どうしてあんなに速く入力できるのだろうと思っていました。
自分には難しいのではないかと感じたこともあります。
しかし、パソコンを使う機会が増えるにつれて、もっと速く文字を入力したいと思うようになりました。
そこで、文章を書き写したり、タイピングソフトで練習したりするようになりました。
キーボードのホームポジションについても調べました。
どの指でどのキーを押すのが効率的なのか。
どうすればキーボードを見ずに入力できるようになるのか。
いろいろと試行錯誤しました。
もちろん、最初からうまくできたわけではありません。
慣れない指の動かし方をするので、むしろ入力が遅くなることもありました。
それでも練習を続けているうちに、少しずつ指が動くようになりました。
今では、文字を入力するときに指の位置を意識することがほとんどありません。
指が勝手に動いているような感覚です。
昔はできないと思っていたことでも、練習すればできるようになるものだと感じました。
そして、このような練習は仕事中ではなく、家に帰ってから行っていました。
仕事中にタイピングソフトを開いて、ひたすらカチャカチャ練習するわけにもいきません。
仕事以外の時間に少しずつ鍛えてきたことが、今の仕事にも役立っていると思います。
サラリーマンの業務改善は個人のパソコンスキル向上から始められる
会社では業務改善という言葉をよく耳にします。
業務フローを見直す。
新しいシステムを導入する。
会議を減らす。
資料を簡素化する。
もちろん、これらも重要な業務改善です。
しかし、私はその前に個人のパソコンスキルを高めることも必要だと思っています。
例えば、毎日パソコンを使う社員が100人いる会社で、一人当たり一日5分の作業時間を短縮できたとします。
100人で500分。
一日当たり8時間20分です。
年間240営業日と仮定すると、2,000時間もの削減になります。
これは単純計算ですが、一人ひとりの小さな改善が会社全体では大きな効果になることがわかります。
大掛かりなシステムを導入しなくても、タイピングやExcelの操作を改善するだけで、仕事の効率が上がる可能性があります。
しかも、基本的なパソコンスキルの向上には、高額な設備投資が必要ない場合も多いです。
業務改善は会社が何かを変えることだけではなく、社員一人ひとりが自分の仕事の進め方を変えることでも実現できるのです。
パソコンができる人を会社はもっと評価してもよいのではないか
私の会社では、パソコンを使う仕事が非常に多いにもかかわらず、パソコンスキルそのものを評価する明確な基準がありません。
もちろん、仕事の成果や周囲との協調性など、評価すべき項目はほかにもあります。
パソコンが得意だからといって、必ず仕事ができるわけではありません。
しかし、パソコンを使う仕事が中心であれば、その能力も評価対象になってよいのではないでしょうか。
私は、タイピングが少し速かったり、ショートカットキーを当たり前のように使っていたりする人を見ると、一緒に仕事をしてみたいと思います。
それは操作が速いからという理由だけではありません。
その能力を身につけるまでに、何らかの試行錯誤をしてきた可能性があるからです。
少しでも効率的に仕事を進めたい。
もっと便利な方法を知りたい。
そのような姿勢が感じられます。
ただし、パソコンスキルを評価するのであれば、明確な判断基準が必要です。
単純な入力速度だけではなく、Excelの基本操作、情報整理、トラブルへの対応力、作業を改善する能力など、実務に即した評価が望ましいと思います。
パソコンを使う仕事が多い会社ほど、こうした能力を見える化する意味があるのではないでしょうか。
今日からできるパソコンスキルの改善方法
パソコンスキルを高めるために、最初から難しいプログラミングを勉強する必要はありません。
まずは普段の仕事で使っている操作を少しだけ改善することから始めればよいと思います。
例えば、次のようなことです。
- 一日に一つ、新しいショートカットキーを覚える
- キーボードのホームポジションを意識する
- Excelで繰り返している作業を関数で簡単にできないか調べる
- マウス操作をキーボードで代用できないか試す
- 毎回同じ資料を作っているならテンプレート化する
- わからない操作をそのままにせず、一度調べてみる
最初は一つだけでも十分です。
一日に一つ便利な操作を覚えれば、一か月後にはいくつもの新しい操作を身につけられます。
もちろん、すべてを覚えて使いこなす必要はありません。
自分の仕事に役立つものを選べばよいのです。
私自身も、まだまだ知らない機能がたくさんあります。
だからこそ、今でもパソコンの便利な使い方を調べています。
まとめ｜サラリーマンはパソコンを使うだけでなく使い方を考えたい
仕事で毎日パソコンを使っている人と、仕事以外でもパソコンに興味を持っている人。
両者には、長い年月をかけてパソコンスキルの差が生まれることがあると思います。
ただし、大切なのは自宅でパソコンを使うことそのものではありません。
今より便利な方法を探したり、新しい操作を試したりする姿勢です。
仕事中のちょっとした工夫でも、十分に成長できます。
私は、パソコンが人より少しできるだけでも、仕事を進めるうえで大きな武器になると考えています。
タイピングが速い。
Excelを効率よく使える。
ショートカットキーを知っている。
わからないことを自分で調べられる。
一つひとつは小さな能力ですが、積み重なれば仕事の速さや正確さに違いが出てきます。
会社が大きな業務改善を進めることも必要ですが、まずは自分のパソコン操作を改善してみる。
それだけでも、毎日の仕事は少しずつ変わるはずです。
毎日8時間パソコンを使っているからといって、8時間分成長しているわけではありません。
ただ同じ操作を繰り返すのか。
それとも、昨日より少しでも効率的な方法を探すのか。
その小さな違いが、数年後には大きなパソコンスキルの差になるのだと思います。
私もこれから、もっとパソコンを便利に使えるように試行錯誤を続けていきたいと思います。
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