サラリーマンとして働いていると、一度は属人化という言葉を耳にしたことがあるのではないでしょうか。
会社では業務効率化やDX、マニュアル化などが叫ばれ、誰でも仕事ができる状態を目指そうという流れが続いています。
しかし、現実はどうでしょうか。
仕事ができる人ほど、新しい仕事を任され、気が付けば自分しかわからない仕事がどんどん増えていきます。
非属人化を目指しているはずなのに、現場では逆に属人化が進んでいる会社も少なくありません。
私は、多くのサラリーマンがこの矛盾を感じながら働いているのではないかと思います。
サラリーマンは仕事を押し付けられることで属人化していく
属人化というと、自分の立場を守るためにわざと仕事を囲い込む人をイメージするかもしれません。
もちろん、そのようなケースもあります。
しかし実際には、自分から望んで属人化している人ばかりではありません。
仕事ができるから任される。
断れないから引き受ける。
周りも「〇〇さんならわかるよね」と頼ってくる。
こうして気が付けば、その人しかできない仕事が完成してしまいます。
本人も好きでそうなったわけではなく、会社の都合や周囲の期待によって属人化してしまうケースも多いのです。
保身のための属人化は会社の成長を止める
一方で、自分のポジションを守るために属人化を進める人もいます。
自分しかわからない資料。
自分しか操作できないシステム。
自分しか理解できないルール。
これらは一見すると、その人の価値を高めているように見えます。
しかし、その人が異動や退職をするとどうでしょうか。
案外、その後のほうが仕事が効率的に回ることも珍しくありません。
複雑だった業務が整理され、本当に必要な作業だけが残るからです。
属人化は、その人を守っているようで、会社全体の生産性を下げていることもあります。
私が引き継いだ属人化された業務
以前、私は定年退職する方の業務を引き継いだことがありました。
その方は毎朝誰よりも早く出社し、夜も最後まで残って働いていました。
仕事には真面目で、一生懸命でした。
しかし、業務改善をしているようには見えませんでした。
エクセルはデータとして管理するのではなく、自分の好きな見た目で自由に作り込まれています。
独自のチェックルールも数多く存在し、本人しか理解できない運用になっていました。
周囲に迷惑をかけるタイプではありませんでしたが、外から見ると「そこまでやる必要があるのだろうか」と思う作業も数多くありました。
そして、その業務を引き継いだ私は、最初に大きな壁にぶつかりました。
とにかくやりづらいのです。
サラリーマンだからこそ仕事をなくす発想が必要
私はその業務を、そのまま引き継ぐことはしませんでした。
思い切って180度やり方を変えました。
業務を一つひとつ整理し、
・本当に必要な作業
・不要な作業
・自動化できる作業
・誰でもできる作業
に分類していきました。
すると、今まで当たり前だと思われていた作業の中に、やらなくても良い仕事が数多く存在していたことがわかりました。
さらに、誰でもできるような仕組みに変え、私自身もその仕事をやらなくて済む状態を目指しました。
仕事を抱え込むのではなく、自分の仕事をなくしていく。
これこそが本当の業務改善だと思っています。
属人化した人も被害者だったのかもしれない
引き継ぎが終わった後、私はふと思いました。
あの方は、本当に属人化したかったのでしょうか。
もしかすると違ったのかもしれません。
周囲から仕事を押し付けられ、
断れず、
自分の身を守るために工夫を重ねた結果、
あの形になってしまっただけなのではないか。
長年積み重ねた結果、誰にも理解できない業務になってしまっただけだったのかもしれません。
属人化する人を悪者にするのは簡単ですが、その背景には会社の仕組みそのものに原因があることも少なくありません。
サラリーマンは自分の仕事を配れる人が強い
私は正直なところ、仕事をたくさん抱えたいタイプではありません。
だから仕事を押し付けられたら、まず考えるのは、
「どうすれば誰でもできるようになるか」
です。
マニュアルを作る。
ルールを統一する。
システム化する。
そして最終的には、自分がやらなくても回る状態を作ります。
誰かに仕事を任せる仕組みを作ることに関しては、私自身が少し属人的なのかもしれません。
しかし、その属人化は「仕事を減らすための属人化」です。
会社にも、自分にもメリットがあります。
本当に会社は一人で止まるのか
腹が立つ仕事の押し付け方をされた時には、
「この仕事を誰にもわからないようにして辞めてやろう」
と思うこともあります。
しかし冷静に考えると、会社は意外と何とかなるものです。
一時的には困るかもしれません。
ですが、誰かが代わりに担当し、新しい方法を考え、少しずつ業務は回り始めます。
絶対にその人がいなければ会社が潰れるというケースは、実際にはほとんどありません。
サラリーマンは重要な役割を担っていますが、会社にとって唯一無二の存在であり続けることは難しいのです。
システムが止まっても会社は動き続ける
例えば、自分しか管理できないシステムが停止したとします。
もちろん混乱は起きます。
しかし、多くの会社はアナログな方法に切り替えながら業務を続けます。
実際に、アサヒビールではランサムウェア被害によってシステム障害が発生した際も、社員が協力しながら代替手段で業務を継続しました。
会社は、一人の力だけで動いているわけではありません。
困難が起きても、人が知恵を出し合いながら乗り越えていく組織なのです。
だからこそ、「自分しかできない仕事」を増やすことよりも、「誰でもできる仕組み」を作ることのほうが、長い目で見ると会社にも自分にもプラスになります。
サラリーマンは仕事をなくす人を目指そう
仕事ができる人ほど、仕事を抱え込んでしまいます。
しかし、本当に優秀なサラリーマンとは、仕事を増やす人ではなく、仕事を減らせる人ではないでしょうか。
誰でもできる仕組みを作る。
引き継ぎしやすい環境を整える。
自分がいなくても会社が回る状態を作る。
それは決して自分の価値を下げることではありません。
むしろ、新しい改善や新しい挑戦に時間を使える、本当の意味で価値の高い働き方です。
属人化で自分の居場所を守る時代から、仕組みで会社を強くする時代へ。
サラリーマンだからこそ、自分の仕事をなくす勇気を持つことが、これからの時代には必要なのではないでしょうか。
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